15 de octubre de 2022
Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos
Medical Solutions Colombia S.A
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROPÓSITO: POLÍTICAS DE PRIVACIDAD
MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A. te informa que la presente política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario Sectorial 1074 de 2015 sobre el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que Medical Solutions Colombia S.A., en condición de responsable del manejo de datos personales, realice el tratamiento de los mismos en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando así mismo los derechos de los titulares de los datos. El uso de la plataforma Web implica la aceptación de esta Política de Privacidad, así como las condiciones incluidas en el Aviso Legal.
IDENTIDAD DEL RESPONSABLE
Titular: MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A.
Domicilió: Carrera 51B No. 80 – 58 Piso 12 oficina 1205. Barranquilla, Atlántico.
Correo electrónico: contactocolombia@medismart.live
Sitio Web: https://medismart.live/co/
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Todo tratamiento de datos personales está regulado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, salvo que el titular así lo autorice.
Principio de transparencia: Se garantiza al titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información respecto de sus datos personales que reposen en las bases de datos de MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales que no tengan carácter público sólo podrán estar disponibles en internet u otros medios de comunicación masiva cuando el acceso a ellos sea técnicamente controlable por MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A., y sólo podrán ser solicitados (de forma restringida) por el titular, por quien este autorice y/o por las personas previstas en la Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Medical Solutions Colombia S.A. trata los datos personales de sus clientes, aliados, empleados, funcionarios, contratistas y proveedores dentro del desarrollo de sus actividades. Esto lo realiza directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de mandatarios encargados de ello. Asimismo, comparte los datos con terceros ubicados en Colombia y el exterior con quienes se celebra contratos para la transferencia y/o transmisión de datos personales, según corresponda, con el propósito de mantenerlos seguros y protegidos de conformidad con las reglas y estándares aplicables. MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A., tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y/o autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla.
En todo momento los titulares podrán de manera gratuita conocer, actualizar, rectificar y corregir su información personal de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A. se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas:
Formularios de contratación de productos o servicios:
Solicitar datos personales entre los que pueden estar: nombre y apellidos, documento de identidad (número de identificación fiscal, número de identificación de extranjero, pasaporte o permiso de residencia), dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono y datos de pago (métodos de pago o datos bancarios) con la finalidad de mantener una relación comercial con el Usuario, realizar el envío de los pedidos, prestar los servicios contratados y para realizar la facturación y el cobro de los productos o servicios contratados.
Promoción, protección y recuperación de la salud, y de los derechos sexuales y reproductivos a través de:
Respuestas a las preguntas realizadas por los usuarios.
Elaboración de procesos de seguimiento y evaluación sobre la prestación del servicio a través de encuestas.
Envío de información y contenido de interés específico.
Identificación de epidemias y generación de alertas sobre éstas.
Elaboración de estudios sobre hábitos de consumo y enfermedades.
Elaboración de análisis estadísticos, demográficos y de mercado de manera anónima y agrupada, para creación de informes elaborados por MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A. a compañías o entidades vinculadas o aliadas.
Desarrollo de estudios y publicaciones de carácter académico y periodístico relacionadas con la información recolectada por MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A.
Ofrecimiento de servicios personalizados para cada usuario acorde con la información recolectada.
Desarrollo de actividades comerciales conjuntas con compañías o entidades vinculadas o aliadas.
Mantener comunicación periódica y efectiva con los usuarios de nuestra plataforma, clientes, afiliados, empleados, funcionarios, proveedores, y cualquier persona respecto de la cual estemos autorizados para efectuar el tratamiento de sus datos personales, por medio de:
Ofrecimiento y promoción, por cualquier medio, de servicios de MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A. de compañías vinculadas o de cualquier persona o compañía.
Envío de invitaciones para participar en proyectos, estudios y/o eventos organizados por MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A. empresas vinculadas y terceros, relacionados con los servicios prestados a través de la plataforma.
Transmisión de datos a empresas vinculadas y terceros para la realización de actividades gremiales, médico-científicas y todas aquellas relacionadas con la salud.
Suministro de información a empresas vinculadas y terceros acerca de los casos de urgencia médica.
Suministro de información y generación de alerta acerca de los casos de vulneración de derechos de la población adolescente y joven.
Lograr una adecuada prestación de los servicios ofrecidos por MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A. a través de:
Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes, aliados, contratistas y proveedores con ocasión de actividades desarrolladas por MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A.
Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.
La transmisión de datos personales a encargados para su almacenamiento en servidores ubicados dentro y/o fuera de Colombia.
La ejecución de actividades relacionadas con el vínculo laboral con sus empleados.
Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y la compañía.
Para garantizar el cumplimiento de las condiciones recogidas en el Aviso Legal y en la ley aplicable. Esto puede incluir el desarrollo de herramientas y algoritmos que ayuden a este sitio Web a garantizar la confidencialidad de los datos personales que recoge.
Para analizar la navegación de los usuarios. El Titular recoge otros datos no identificativos que se obtienen mediante el uso de cookies que se descargan en el ordenador del Usuario cuando navega por el sitio Web cuyas características y finalidad están detalladas en la Política de Cookies .
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
En cumplimiento del artículo 7 de la ley 1581 de 2012 el tratamiento de los datos personales de los menores de edad se realizará, en el marco de las finalidades señaladas anteriormente y de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 del el Decreto 1074 de 2015 y la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
Para tal efecto, MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A., sus empleados, funcionarios y encargados tendrán en cuenta que el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe responder al interés superior de ellos y que debe asegurarse el respeto de sus derechos fundamentales como lo es la promoción, protección y recuperación de la salud los derechos sexuales y reproductivos.
Cuando la autorización del tratamiento de los datos sea otorgada por intermedio de un representante, el representante garantizará el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado previamente al otorgamiento de la autorización y valorará la opinión del menor teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Los responsables y encargados del tratamiento de datos personales de menores de edad velarán por el uso adecuado de los datos y aplicarán los principios y obligaciones consagrados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015.
COOKIES UTILIZADAS EN EL SITIO WEB
A continuación, se clasifican las cookies utilizadas por el sitio Web, según la entidad que las gestiona:
Cookies propias: Son aquellas enviadas y gestionadas directamente por Medical Solutions Colombia S.A.
Cookies de terceros: Son aquellas que se envían al usuario desde un dominio ajeno a Medical Solutions Colombia S.A.
Según su finalidad:
Cookies técnicas: Son aquéllas que permiten a los usuarios registrados navegar a través del sitio Web, del área restringida y a utilizar sus diferentes funciones, como, por ejemplo, el sistema de comentarios o el buscador o llevar a cabo el proceso de compra de un Producto o Servicio.
Cookies de personalización: Son aquéllas que permiten a los usuarios acceder al Servicio con algunas características de carácter general predefinidas en función de una serie de criterios establecidos por el usuario como, por ejemplo, el idioma o el tipo de navegador a través del cual se conecta a este sitio Web.
Cookies de análisis o medición: Son aquellas que, bien tratadas por el sitio Web o por terceros, permiten cuantificar el número de usuarios y así realizar la medición y análisis estadístico de la utilización que hacen los usuarios del sitio Web. Para ello se analiza la navegación en este sitio Web con el fin de mejorarlo.
Cookies sociales: Son establecidas por las plataformas de redes sociales para permitir a los usuarios compartir contenido con sus amigos y redes.
Según su duración:
Cookies de sesión: Son aquellas diseñadas para recabar y almacenar datos mientras el usuario accede al sitio Web.
Cookies persistentes: Son aquellas en las que los datos siguen almacenados en el terminal del usuario y pueden ser accedidos y tratados durante un período definido por el responsable de la cookie.
Este sitio Web puede instalar las siguientes cookies:
wp-settings-{user_id}: Cookie técnica que se usa para mantener la configuración del usuario en wp-admin. Es persistente y tiene una duración de 1 año.
hasConsent: Cookie técnica que almacena el consentimiento del usuario. Es persistente y tiene una duración de 1 año.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
Conocer, acceder en forma gratuita, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o los encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el responsable o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha sido dado a sus datos personales.
Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.
Los Titulares de datos personales deben dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico contactocolombia@medismart.live.
Procedimiento para solicitudes y consultas: MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A, debe atender las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento en caso de reclamos: El titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Oficina de Protección y Tratamiento de Datos Personales, al correo electrónico contactocolombia@medismart.live, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO PARA LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SOLICITUD DE SUPRESIÓN DEL DATO:
Los Titulares podrán en todo momento solicitar a MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y el Procedimiento indicado en esta Política.
Si vencido el término legal respectivo, MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A., no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
No obstante, de acuerdo con los artículos 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A., solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A., o el encargado del tratamiento, según corresponda, procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
AUTORIZACIÓN
MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A. recibirá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante documento escrito, a través de su sitio web. Para ello el titular podrá dar su consentimiento de forma escrita, verbal o por conductas inequívocas.
El contenido de la autorización es el siguiente:
MEDICAL SOLUTIONS COLOMBIA S.A. recolectará datos personales privados y sensibles del titular, tales como su nombre, fecha de nacimiento, género al que pertenece y demás datos que el propio titular desee suministrar. Respecto de los datos sensibles, el titular no está obligado a suministrarlos, pero, si desea hacerlo, serán aquellos necesarios para dar cumplimiento a las finalidades del tratamiento señaladas en el presente documento como lo son aquellos relativos a la salud, a la vida sexual y/o demás datos sensibles relacionados que el titular quiera suministrar.
El titular manifiesta haber leído el presente Manual de Políticas para la Protección y Tratamiento de Datos personales. En consecuencia, reconoce haber sido informado acerca de las finalidades específicas del tratamiento y otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales, incluida la autorización expresa de transferencia y transmisión internacional de sus datos personales, dentro de las finalidades comunicadas en el presente documento.
Para los titulares quienes opten por dar la autorización a través del sitio web, su consentimiento expreso se dará en el momento en que creen su perfil de usuario y acepten el contrato de Términos y Condiciones y la Política de Privacidad. Este acto será considerado una conducta inequívoca suficiente para concluir de forma razonable que la autorización fue expresamente otorgada.